Когда лучше разделять автоматизацию на несколько БП

Делить БП стоит по независимым причинам запуска. Проверка входных данных, отправка уведомлений и обмен с внешней системой часто имеют разные условия повтора и разные ошибки.

Например, недоступность внешней системы не должна заставлять сотрудника повторно согласовывать документ. Согласование можно завершить отдельно, а передачу поставить в очередь с собственным статусом.

У каждой части должны быть понятны вход, результат и способ найти связанный запуск. ID карточки вместе с ID операции помогает собрать общую историю.

Не дробите каждое действие в отдельный процесс. Если шаги всегда выполняются вместе и имеют один результат, разделение только усложнит поддержку.